1. Quiénes somos
El servicio Hoolik (https://hoolik.com) es operado por WHITEBOARD SAS, sociedad por acciones simplificada constituida en Colombia, NIT 902.078.099-6, matrícula mercantil 04119403 de la Cámara de Comercio de Bogotá, con domicilio en Bogotá, Colombia («Hoolik», «nosotros»). Contacto: WBAdmin@whibotech.com.
2. Definiciones
«Servicio»: la plataforma SaaS de Hoolik: chatbot conversacional con inteligencia artificial, agendamiento y gestión de citas, recordatorios y notificaciones, dashboard de administración, central de mensajes, widget embebible y funcionalidades asociadas, según el plan y complementos contratados.
«Negocio» o «tú»: la persona jurídica o persona natural comerciante que contrata el Servicio para su actividad empresarial o profesional.
«Usuarios»: las personas que el Negocio autoriza a usar su cuenta (dueños, administradores, staff).
«Clientes Finales»: los clientes, prospectos y contactos del Negocio que interactúan con su chatbot o agendan citas.
«Contenido del Negocio»: la información, textos, documentos, marcas y datos que el Negocio carga o genera en la plataforma.
3. Naturaleza del Servicio: uso empresarial
El Servicio se ofrece exclusivamente para uso empresarial o profesional, como herramienta que el Negocio integra a su propia actividad económica. Al contratar, declaras que actúas en el marco de tu actividad empresarial y no como consumidor o destinatario final. Esta declaración no limita los derechos que normas imperativas de tu país te reconozcan si, pese a lo anterior, tu contratación calificara como relación de consumo (ver Anexo A).
4. Aceptación electrónica
Estos términos se aceptan por medios electrónicos (clic de aceptación al registrarte o contratar), lo cual constituye consentimiento válido y vinculante conforme a la Ley 527 de 1999 de Colombia y las normas equivalentes de tu país. Hoolik conserva evidencia de la fecha, la versión aceptada y la cuenta que aceptó. Debes tener capacidad legal para obligar al Negocio que representas.
5. Cuenta y registro
Debes entregar información veraz y mantenerla actualizada. Eres responsable de la confidencialidad de las credenciales de tu cuenta y de todo lo que ocurra bajo ella, incluyendo los actos de tus Usuarios. Debes notificarnos sin demora cualquier uso no autorizado. Podemos rechazar registros o nombres de organización que infrinjan derechos de terceros o la ley.
6. Planes, precios y periodo de prueba
6.1. El Servicio se ofrece en planes (Emprender, Crecer y Escalar) con una tarifa única de configuración inicial (setup) y una suscripción periódica (mensual o anual), más complementos opcionales (módulo de Citas, canal de WhatsApp, usuarios adicionales, sedes adicionales, bots adicionales y paquetes de recordatorios). Los precios vigentes, expresados en dólares estadounidenses (USD), se publican en hoolik.com y varían según el país del Negocio.
6.2. Cada plan incluye límites de capacidad (sedes, usuarios) y un cupo mensual de conversaciones del chatbot. Las conversaciones que excedan el cupo no interrumpen el Servicio y se cobran por conversación adicional a la tarifa del plan publicada en el momento del consumo.
6.3. Periodo de prueba: ofrecemos 7 días de prueba gratuita sin registrar método de pago. Al finalizar, para continuar usando el Servicio deberás contratar un plan; si no lo haces, la cuenta queda limitada o suspendida. La prueba gratuita no genera cargo alguno.
6.4. Facturación anual: el plan anual se cobra por adelantado por el año completo (equivalente a 11 mensualidades del plan y sus complementos descontables; el complemento de WhatsApp se cobra por 12 meses) y la tarifa de setup tiene un descuento del 15%. Renueva cada 12 meses.
6.5. Los precios no incluyen impuestos, que se añadirán cuando la ley lo exija. Podemos modificar los precios con aviso previo de al menos 30 días; el nuevo precio aplica desde la siguiente renovación, y siempre puedes cancelar antes de que aplique.
7. Pagos, moneda y conversión
7.1. Los pagos se procesan a través de un procesador de pagos externo; Hoolik no almacena datos de tarjetas.
7.2. Los precios se expresan en USD. Cuando la normativa de tu país exija la exhibición del precio, el pago o el reembolso en moneda local, este se calculará al tipo de cambio oficial publicado por el banco central del país del Negocio (o, en su defecto, por la autoridad cambiaria competente) vigente en la fecha de facturación (para residentes en Colombia: pago en pesos colombianos a la TRM vigente en la fecha de facturación, conforme al régimen cambiario colombiano). Ver Anexo A.
7.3. La tarifa de setup cubre el trabajo de configuración inicial (alta de sedes, usuarios, servicios, horarios, entrenamiento del chatbot y, según el plan, creación de la página web). No es reembolsable una vez iniciada la ejecución de la configuración, sin perjuicio del derecho de retracto cuando resulte legalmente aplicable (cláusula 9).
8. Renovación automática y cancelación
8.1. La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo (mensual o anual) por un periodo igual, con cargo al método de pago registrado. Al contratar, otorgas tu consentimiento expreso e informado a estos cargos recurrentes, cuyo monto, frecuencia y fecha se muestran antes de confirmar la compra y en el resumen de tu plan.
8.2. Te enviaremos un aviso por correo electrónico con al menos 5 días hábiles de antelación a cada renovación, indicando el monto y la fecha del cargo y cómo cancelar.
8.3. Puedes cancelar en cualquier momento, sin penalidad y sin necesidad de preaviso, desde tu panel de administración o escribiendo a WBAdmin@whibotech.com; procesaremos la solicitud de inmediato. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado; conservas acceso hasta esa fecha. No se exige ningún trámite adicional al de la contratación.
8.4. No hay cláusulas de permanencia mínima.
8.5. Si un cargo de renovación falla, te lo notificaremos y reintentaremos el cobro. Tras un periodo de gracia de 7 días sin pago, el Servicio puede degradarse o suspenderse hasta regularizar el pago.
9. Derecho de retracto
9.1. El Servicio está dirigido a negocios (cláusula 3), a los que en general no aplican los regímenes de protección al consumidor. No obstante, si conforme a la ley imperativa de tu país tu contratación califica como relación de consumo, te reconocemos el derecho de retracto en los términos y plazos de esa ley (ver Anexo A), ejercible escribiendo a WBAdmin@whibotech.com; el reembolso se hará por el mismo medio de pago dentro del plazo legal.
9.2. Inicio inmediato de la prestación: al contratar, solicitas y consientes expresamente que la prestación del Servicio (incluida la ejecución del setup) comience de inmediato, antes del vencimiento del plazo de retracto, con conocimiento de que, en la medida en que la ley de tu país así lo prevea, ello implica la pérdida del derecho de retracto o desistimiento respecto del servicio iniciado. En consecuencia: (a) en Colombia, el retracto no aplica una vez iniciada la prestación con tu acuerdo (art. 47, Ley 1480 de 2011); (b) en México, la revocación no procede tratándose de servicios cuya fecha de prestación se encuentra a diez días hábiles o menos de la fecha de la orden de compra (art. 56 LFPC) — como ocurre con este Servicio, cuya prestación inicia de inmediato; (c) en Uruguay, el derecho de rescisión no aplica al suministro de contenido digital que no se presta en soporte material cuando la ejecución comenzó con tu previo consentimiento expreso y con el conocimiento de que pierdes el derecho de desistimiento (art. 16 BIS, literal H, Ley 17.250); (d) en El Salvador y Honduras, el retracto solo procede mientras el servicio no haya comenzado a prestarse; (e) en Guatemala, la restitución procede siempre que no se hubiere hecho uso del servicio (art. 51, Decreto 006-2003); (f) en República Dominicana, tu solicitud de activación inmediata implica que la prestación comienza dentro del plazo de reflexión del art. 62 literal f de la Ley 358-05, conservando en todo caso el plazo de prueba con derecho a suspender el contrato; (g) en Chile aplica la exclusión informada de la cláusula 9.3.
9.3. Para clientes en Chile: de conformidad con el artículo 3 bis de la Ley 19.496, se informa expresamente que el derecho de retracto queda excluido para este servicio, sin perjuicio de la garantía legal.
10. Uso aceptable
Te comprometes a no usar el Servicio para: (a) actividades ilícitas o que infrinjan derechos de terceros; (b) enviar spam o comunicaciones no consentidas; (c) cargar contenido difamatorio, discriminatorio o malicioso, o datos personales obtenidos sin autorización; (d) intentar vulnerar la seguridad, eludir límites de uso o manipular el chatbot para producir respuestas ajenas a su finalidad; (e) revender el Servicio sin acuerdo escrito con Hoolik. Eres responsable del contenido que cargas y de las instrucciones que configuras en tu chatbot, así como de obtener las autorizaciones de tus Clientes Finales (ver DPA). Podemos suspender el Servicio ante incumplimientos graves, notificándote.
11. Contenido y propiedad intelectual
11.1. Lo tuyo sigue siendo tuyo: el Negocio conserva la titularidad de su Contenido y de los datos de sus Clientes Finales. Nos otorgas una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar y procesar ese contenido únicamente con el fin de prestar el Servicio.
11.2. Lo nuestro sigue siendo nuestro: el software, la plataforma, las marcas y el know-how de Hoolik son de WHITEBOARD SAS o sus licenciantes. Te otorgamos una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y no sublicenciable para usar el Servicio durante la vigencia de tu suscripción.
11.3. Las páginas web creadas por Hoolik en los planes Crecer y Escalar se entregan para uso del Negocio mientras la suscripción esté activa; el contenido aportado por el Negocio le pertenece.
11.4. No usamos tu Contenido ni las conversaciones de tus Clientes Finales para entrenar modelos de inteligencia artificial.
12. Inteligencia artificial — descargo
Las respuestas del chatbot se generan automáticamente mediante modelos de lenguaje de terceros y pueden contener errores o imprecisiones. El chatbot no presta asesoría profesional (médica, legal, financiera ni de otro tipo). El Negocio es responsable de revisar la configuración de su chatbot, del contenido con que lo entrena y del uso que haga de sus respuestas.
13. Datos personales
El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad y, respecto de los datos de tus Clientes Finales, por el Anexo de Encargo de Tratamiento (DPA), que forma parte integral de estos términos. Como Negocio, eres el responsable del tratamiento de los datos de tus Clientes Finales y declaras contar con las autorizaciones necesarias.
14. Confidencialidad
Cada parte protegerá la información confidencial de la otra con al menos el mismo cuidado que aplica a la propia, y no la usará para fines distintos de la ejecución de este contrato, salvo obligación legal.
15. Disponibilidad y garantías
Prestamos el Servicio con diligencia profesional y buscamos la máxima disponibilidad, pero no garantizamos un nivel de servicio (SLA) ni la ausencia de interrupciones: el Servicio depende de proveedores de infraestructura y puede requerir mantenimientos. Salvo lo expresamente pactado y lo que la ley imperativa disponga, el Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad».
16. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley aplicable: (a) ninguna parte responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos que no sean consecuencia directa de su incumplimiento; y (b) la responsabilidad total de Hoolik por todas las reclamaciones derivadas del Servicio se limita al monto pagado por el Negocio en los 12 meses anteriores al hecho que la origine. Nada en esta cláusula limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables que la ley imperativa reconozca al Negocio.
17. Suspensión y terminación
17.1. Puedes terminar la suscripción en cualquier momento (cláusula 8.3).
17.2. Podemos suspender o terminar el Servicio por: impago (tras el periodo de gracia), incumplimiento grave de estos términos no subsanado en 15 días desde el aviso, o exigencia legal.
17.3. Al terminar: podrás exportar tus datos durante los 30 días siguientes; después, eliminaremos o anonimizaremos los datos conforme a la Política de Privacidad y el DPA.
18. Fuerza mayor, cesión y otras disposiciones generales
18.1. Fuerza mayor: ninguna parte responde por incumplimientos causados por eventos fuera de su control razonable (fallas de proveedores de infraestructura o telecomunicaciones, actos de autoridad, desastres, conflictos), quedando suspendidas las obligaciones afectadas mientras dure el evento, salvo las de pago ya devengadas.
18.2. Cesión: no puedes ceder este contrato sin nuestro consentimiento escrito. Hoolik puede cederlo a una afiliada o en el marco de una reorganización o venta del negocio, notificándote.
18.3. Notificaciones: las notificaciones a Hoolik se envían a WBAdmin@whibotech.com; las dirigidas al Negocio, al correo del administrador de la cuenta, y se entienden recibidas al día hábil siguiente del envío.
18.4. Indemnidad: el Negocio mantendrá indemne a Hoolik frente a reclamaciones de terceros derivadas de su Contenido, de la configuración de su chatbot o del incumplimiento de las cláusulas 10 y 13, salvo en cuanto la reclamación se origine en un incumplimiento de Hoolik.
18.5. Supervivencia: las cláusulas 11, 14, 16, 20 y las obligaciones de pago devengadas sobreviven a la terminación.
19. Modificaciones
Podemos modificar estos términos. Los cambios materiales se notificarán por correo electrónico o en la plataforma con al menos 30 días de antelación. Si no estás de acuerdo, puedes terminar la suscripción antes de la entrada en vigor sin penalidad; el uso posterior del Servicio implica aceptación. La versión vigente y su fecha se publican en hoolik.com.
20. Ley aplicable y resolución de disputas
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de Bogotá D.C., sin perjuicio de: (a) las normas imperativas de protección al consumidor o de datos personales del país del Negocio cuando resulten aplicables, y (b) el derecho de las partes de acudir a los mecanismos de protección de su jurisdicción. Si conforme a la ley imperativa de tu país calificas como consumidor, conservas el derecho de reclamar ante los jueces y autoridades de tu propio domicilio. Antes de iniciar cualquier acción, las partes intentarán resolver la disputa de buena fe mediante contacto directo (WBAdmin@whibotech.com) por un plazo de 30 días.
21. Peticiones, quejas y reclamos (PQR)
Canal de atención: WBAdmin@whibotech.com. En Colombia, la autoridad de protección al consumidor y de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). Las autoridades de otros países se listan en el Anexo A y en la Política de Privacidad.
22. Disposiciones finales
Si alguna cláusula es declarada ineficaz, el resto conserva su validez. La versión en español prevalece sobre cualquier traducción. Estos términos, junto con la Política de Privacidad, el DPA y las condiciones del plan contratado, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
Anexo A — Disposiciones por país
Las siguientes reglas prevalecen sobre el cuerpo principal cuando la ley del país del Negocio así lo exija.
- Colombia: retracto de 5 días hábiles (art. 47, Ley 1480 de 2011) cuando apliques como consumidor, salvo que la prestación haya comenzado con tu acuerdo (cláusula 9.2). Pago en COP a la TRM de la fecha de facturación. Autoridad: SIC.
- México: si calificas como consumidor, revocación dentro de 5 días hábiles (art. 56 LFPC), no aplicable cuando el servicio inicia dentro de los 10 días hábiles siguientes. Los cargos recurrentes cumplen el art. 76 Bis LFPC: consentimiento expreso (cláusula 8.1), aviso previo a cada renovación (cláusula 8.2) y cancelación inmediata (cláusula 8.3). El monto total a pagar se muestra también en pesos mexicanos. Autoridades: PROFECO (consumo) y la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (datos personales, conforme a la LFPDPPP de 2025).
- Chile: el derecho de retracto queda excluido conforme al art. 3 bis de la Ley 19.496 (cláusula 9.3). Si eres micro o pequeña empresa, te asisten los derechos de consumidor de la Ley 20.416. La renovación automática consta pactada expresamente en la cláusula 8.1 (el silencio no constituye aceptación).
- Uruguay: retracto de 5 días hábiles (art. 16, Ley 17.250) cuando apliques como consumidor, salvo el suministro de contenido digital sin soporte material cuya ejecución comenzó con tu consentimiento expreso y conocimiento de la pérdida del derecho (art. 16 BIS, literal H; ver cláusula 9.2). No se te exige preaviso alguno para no renovar; puedes rescindir dentro de los 60 días corridos siguientes a una renovación automática y la baja se procesa en máximo 15 días corridos (art. 31 literal I, Ley 17.250, texto dado por la Ley 20.212). Autoridad de datos: URCDP.
- Panamá: sin derecho de retracto en ventas a distancia. Estos términos se ofrecen en español (art. 74, Ley 45 de 2007). Autoridad de datos: ANTAI.
- Costa Rica: retracto de 8 días (art. 40, Ley 7472 y Decreto 40703-MEIC) cuando apliques como consumidor, ejercible por el mismo medio de la compra y con reembolso por el mismo medio de pago. Puedes pagar el equivalente en colones al tipo de cambio del BCCR. Autoridad de datos: Prodhab.
- Ecuador: si calificas como consumidor, derecho de devolución de 15 días (art. 45, Ley Orgánica de Defensa del Consumidor), ejercible mediante cesación del servicio y devolución de lo pagado no devengado. Ten en cuenta que la ley ecuatoriana considera consumidor también a las personas jurídicas destinatarias finales del servicio, por lo que estos derechos pueden aplicarte con independencia de la cláusula 3. Autoridad de datos: Superintendencia de Protección de Datos Personales.
- Argentina: si calificas como consumidor, revocación dentro de 10 días corridos (art. 34, Ley 24.240; arts. 1110 y ss. CCyC), comunicándola a WBAdmin@whibotech.com o mediante el botón de arrepentimiento del sitio; la baja del servicio se gestiona por los mismos canales (Disposición 954/2025). El precio se exhibe en pesos argentinos, pudiendo indicarse adicionalmente en USD. Autoridad de datos: AAIP.
- Perú: el precio difundido en USD se consigna también en soles con el tipo de cambio aplicable. Las reclamaciones se atienden a través del Libro de Reclamaciones virtual del sitio (Ley 32495) o escribiendo a WBAdmin@whibotech.com. Autoridad de datos: ANPD.
- Paraguay: si calificas como consumidor, retracto de 5 días hábiles (Ley 4868/2013) mediante notificación electrónica, con las excepciones legales; el precio de oferta a consumidores se indica en guaraníes (art. 10, Ley 1334/98).
- República Dominicana: si calificas como consumidor en una contratación por internet aplica el art. 62 de la Ley 358-05: dispones de un plazo de reflexión de al menos 3 días hábiles previo a la prestación del servicio — la activación inmediata solo ocurre si tú la solicitas expresamente (cláusula 9.2) — y de un plazo de prueba de al menos 7 días hábiles durante el cual puedes suspender el contrato sin penalidad. El precio se expresa también en pesos dominicanos (art. 87). La ley dominicana considera consumidor también a las personas jurídicas destinatarias finales, por lo que estos derechos pueden aplicarte con independencia de la cláusula 3. Autoridad: Pro Consumidor.
- Bolivia, Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Venezuela: aplican las normas locales de protección al consumidor cuando el Negocio califique como consumidor (retractos de 5 días hábiles en GT/HN/NI y 8 días en SV, en los supuestos legales). En El Salvador, el tratamiento de datos se sujeta a la Ley de Protección de Datos Personales (Decreto 144-2024; autoridad: ACE); en Nicaragua, a la Ley 787 de 2012.
- Venezuela (riesgo cambiario): los pagos se aceptan en USD conforme al marco vigente; si un cambio normativo restringiera el cobro en divisas, las partes ajustarán la forma de pago al mecanismo legal disponible o podrán terminar la suscripción sin penalidad.
- Estados Unidos: la suscripción cumple con ROSCA: divulgación clara de la renovación antes del cargo, consentimiento expreso y cancelación online sencilla. Los contratos electrónicos se rigen por el ESIGN Act.
- Canadá: el tratamiento de datos personales de personas en Canadá se sujeta a PIPEDA. El Servicio no se ofrece por ahora a negocios establecidos en Quebec mientras no exista versión en francés de estos términos.